Automatización y puntos clave del mantenimiento de oficinas

El mantenimiento de oficinas es un aspecto fundamental para crear un ambiente de trabajo productivo, seguro y eficiente. Para realizarlo, se han desarrollado automatizaciones y métodos que maximizan su operatividad y gestión gracias a las nuevas tecnologías.

En este artículo analizaremos todos los aspectos de la automatización y los puntos clave del mantenimiento de oficinas, descubriendo todos los beneficios que se obtienen y cómo llevarlo a cabo para conseguir una oficina 100% optimizada.

Si quieres saber más sobre ello, ¡sigue leyendo! 

Automatización en el mantenimiento de oficinas

La automatización ha comenzado a aplicarse de forma generalizada en los últimos años gracias al desarrollo de nuevas tecnologías, que simplifican el trabajo y optimizan los procesos. Algunas de estas tecnologías son el internet de las cosas, la inteligencia artificial o la tecnología de sensores. 

Todas estas herramientas permiten una mejora en el funcionamiento de las oficinas, así como un mayor bienestar y seguridad.

Métodos de automatización 

• Inteligencia Artificial:

Con el creciente desarrollo de la inteligencia artificial, se han desarrollado herramientas con aplicaciones muy diversas; entre todas ellas destaca, en este sector, el mantenimiento predictivo.

El mantenimiento predictivo anticipa fallos y problemas antes de que ocurran, por ejemplo, podría detectar un descenso de eficiencia en un dispositivo de climatización debido a la acumulación de polvo.
Esta tecnología realiza un monitoreo constante de maquinaria y equipos, por lo que, no solo facilita la detección de fallas en los sistemas, sino que prolonga la vida útil de la maquinaria, reduce costes de mantenimiento y minimiza los tiempos de inutilización de los dispositivos.

• Internet de las Cosas (IoT) y tecnología de sensores: 

El internet de las cosas se refiere a la red colectiva de dispositivos, compartiendo información entre ellos y que permite conectar los objetos físicos con internet. Esta tecnología permite conectar diferentes sistemas de la oficina, facilitando de esta manera el control y supervisión de los mismos.
Se utiliza para realizar automatizaciones como el control de accesos, gestión de ventilación o incluso realizar el aviso de bomberos en caso de incendio. Todas estas aplicaciones mitigan los errores humanos y facilitan la gestión del mantenimiento. 

Beneficios de la automatización en el mantenimiento de oficinas

La utilización de métodos de automatización en las oficinas, no solo facilitan el trabajo diario, también ayudan al bienestar y productividad, lo que beneficia sobremanera a las empresas y empleados.

• Ahorro de costes: implementar automatizaciones en los procesos y actividades de mantenimiento supone una reducción significativa en los tiempos de realización de tareas rutinarias y repetitivas. Esta reducción de tiempos se traduce en un ahorro de los costes operativos.
• Mejora de la productividad y eficiencia operativa: Las tareas manuales y rutinarias se pueden relegar a las automatizaciones, estas ayudan a mejorar la productividad y la eficiencia operativa. Esto es producido debido a una reducción de las tareas por parte de los empleados, que pueden dedicar todos sus esfuerzos a la realización de las labores más prioritarias.

Además, al poder realizarse un monitoreo continuo las 24 horas, se pueden reducir los tiempos de inactividad.

• Reducción de riesgos laborales: Gracias a los mantenimientos predictivos y los monitoreos de sistemas automatizados, se reducen las posibilidades de fallas en la maquinaria. Se detectan problemas antes de que estos ocurran, aumentando la seguridad y reduciendo de manera considerable los riesgos laborales.

Puntos clave para el mantenimiento eficiente de oficinas

Para realizar un mantenimiento eficiente de oficinas, hay varios puntos clave a tener en cuenta a la hora de organizarlo, ejecutarlo y realizar el seguimiento del mismo. Estas cuestiones fundamentales consiguen mantener un ambiente de trabajo en condiciones óptimas, lo que facilitará la realización del desempeño diario y facilitará la resolución de problemas de manera más rápida y eficaz.

Limpieza regular

Uno de los aspectos más importantes en el mantenimiento de una oficina es la limpieza regular y predictiva, es decir, realizar la limpieza de manera periódica y organizada, utilizando métodos de automatización para detectar áreas dónde se necesite una mayor labor de limpieza. 

La limpieza es un factor clave no solo para mantener una estética correcta, sino que tiene un gran impacto en la seguridad y productividad de los empleados. Para facilitar estas labores se han desarrollado métodos y equipos como los robots de limpieza autónomos, cómo las máquinas de fregado mecanizado autónomo. 

Mantenimiento de instalaciones eléctricas y sistemas de climatización

Las instalaciones eléctricas y los sistemas de climatización son pilares para el buen funcionamiento de una oficina. Estos sistemas requieren de un mantenimiento y revisión constante, que gracias a las nuevas tecnologías puede ser más llevadero y eficaz. 

La automatización de estos procesos, como el mantenimiento predictivo, facilita las reparaciones y mantenimiento de las instalaciones, detectando fallos en los sistemas antes de que estos se vuelvan graves o irreparables. 

Con un uso adecuado de las tecnologías y un mantenimiento periódico e inteligente, se podrá mejorar la vida útil de los aparatos e instalaciones, creando un ambiente más cómodo y reduciendo los costes.

Mantenimiento preventivo

Realizar un mantenimiento efectivo nace de solventar los problemas que han surgido y anticiparse a los que pueden surgir; esto se realiza a través del mantenimiento preventivo, que con verificaciones periódicas, ayuda a identificar posibles averías antes de que estas ocurran.

Para facilitar el mantenimiento preventivo se pueden utilizar dispositivos de IoT, para que a través de ellos se automaticen los procesos y se detecten errores y problemas futuros de manera más eficaz. Este tipo de mantenimiento ayuda a reducir los tiempos de inactividad no planificados.

Control de accesos y seguridad

En la oficina la seguridad es un aspecto crucial a tener en cuenta. Para realizar un control de accesos y seguridad eficiente existen diferentes métodos que pueden ser muy útiles y cómodos para el personal, como son:

• Sistemas automatizados de control: Utilizar tarjetas magnéticas o aplicaciones móviles, facilita la gestión y registro de entradas y puede resultar clave en casos de emergencia. 
• Sistemas de monitoreo: Las nuevas tecnologías aplicadas a cámaras de videovigilancia, sensores y alarmas, pueden realizar avisos inmediatos al personal o policía, reforzando de esta manera la seguridad.

Sostenibilidad 

Si hablamos de sostenibilidad, las oficinas tienen que pensar en como realizar su mantenimiento causando el menor impacto medioambiental posible. Para ello se pueden implementar métodos y tecnologías que ayuden a la conservación del medioambiente.

Utilizar la tecnología para la gestión de energía en sistemas de climatización, iluminación o consumir energía limpia con paneles solares y sistemas de reciclaje de agua, optimiza los recursos y reducen el gasto energético.

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